EVALUACION DE DESEMPEÑO ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIOS


  1. INTRODUCCIÓN.-

    2. Hasta hace poco, se consideraron como válidos criterios de administración, centrados únicamente en la asignación técnica de recursos, como garantía para el logro de objetivos y calidad de resultados, dejando a un lado aspectos de organización, relaciones humanas y mejoramiento continuo.

    Los grandes aportes creados en la ciencia administrativa durante la última década encuentran como motor principal de la eficiencia al desarrollo organizacional y a sus diferentes componentes, basados fundamentalmente en el reconocimiento del papel preponderante de los Recursos Humanos y de las relaciones al interior de toda organización en un sistema de administración.

  2. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.-

    3. La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales en su artículo 9, regula el sistema de Administración de Personal, que procura la eficiencia en la función pública, basado en la determinación de los puestos de trabajo efectivamente necesarios, de los requisitos y mecanismos para proveerlos, la implantación de regímenes de evaluación y retribución del trabajo, el desarrollo de las capacidades y aptitudes de los servidores públicos y el establecimiento de los procedimientos para el retiro de los mismos.

    El sistema de Administración de Personal (S.A.P.), vigente a partir de 23 mayo de 1997 mediante R.S. Nº 217064, es un conjunto de normas, principios, procedimientos, métodos y técnicas que regulan la función pública, uniformando las políticas y la gestión de los Recursos Humanos, procurando la eficiencia de los servidores públicos y contribuyendo al logro de los objetivos.

  3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.-

    4. La evaluación del desempeño de acuerdo al Art.46 del Sistema de Administración de Personal, es un proceso permanente que mide el grado de cumplimiento, por parte del servidor público, de los objetivos y funciones asignadas a su puesto durante un período determinado.
    El objetivo de la evaluación de desempeño es apreciar objetivamente, el desempeño de los servidores públicos para determinar la economía, eficacia y eficiencia laboral así como, detectar falencias y potencialidades.

    La evaluación del desempeño es una herramienta necesaria para medir el resultado de las labores de todos los funcionarios administrativos de la Universidad de San Francisco Xavier, tomando en cuenta el uso de sus cualidades y destrezas personales con respecto a las tareas que se estipulen en la descripción del puesto. Este procedimiento de evaluación busca promover y mejorar el desarrollo de los Recursos Humanos, a través de la identificación de sus fortalezas y debilidades en el cumplimiento de sus funciones y de sus potencialidades para el futuro.

    Tomando en cuenta que la evaluación es un proceso continuo inserto en la cultura organizacional, su forma de medición debe ser clara y uniforme, de tal modo que no de lugar a impresiones subjetivas, es en este sentido que los formularios de evaluación deben incorporar criterios específicos para la calificación de los factores, lo que permitirá en el futuro tomar decisiones acertadas, oportunas y confiables en materia de Administración de Recursos Humanos.

  4. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

    5. La evaluación del desempeño deberá ser coordinada por el departamento de Recursos Humanos y ejecutada por los Jefes superiores inmediatos: Decanos, Directores, Jefes de Departamento, División, Sección y Encargados si corresponde.

    1. Puesta en Marcha

      2. El Sistema de Evaluación de Desempeño Administrativo en la UNIVERSIDAD deberá ser aplicado a partir del 23 de octubre hasta el 30 de noviembre impostergablemente. No obstante, la evaluación tendrá modificaciones en su calendario si el clima organizacional no es adecuado y por tanto pueda afectar los resultados.

      La evaluación de desempeño deberá realizarse en forma anual, porque se espera que los resultados del control del rendimiento del personal sean aplicables en programas de : incentivo, capacitación y otros.
    2. Reglas para los evaluadores

      3. Las siguientes orientaciones servirán a los evaluadores para que el proceso de evaluación del desempeño cumpla con sus verdaderos propósitos:
      1. Tener conocimiento claro de las funciones, responsabilidades y exigencias del cargo que ocupa el personal a evaluar.
      2. Analizar la definición de cada factor, subfactor y criterios de evaluación del desempeño en los formularios correspondientes.
      3. Procurar que la evaluación se desarrolle de manera justa, equitativa y objetiva, de tal forma que lo expresado se base en hechos reales que reflejen el desempeño y comportamiento habitual del personal.
      4. Evitar calificar bajo los mismos parámetros y argumentos a todos lo componentes de un mismo grupo; la evaluación debe ser individualizada, anotandose las diferencias y particularidades.
      5. Evitar evaluar en base a los hechos mas recientes.
      6. El llenado de los formularios a cargo del evaluador debe ser personal.

    3. Personal evaluado

      4. El Sistema de Evaluación de Desempeño, debe ser aplicado a todo el personal administrativo de la UNIVERSIDAD, permanentes y contratos excepto a autoridades.

      Para el efecto se ha diseñado diferentes formularios de evaluación del desempeño:
      1. Formulario FED.01, Diseñado para evaluar a Jefes de Departamento del nivel 2.
      2. Formulario FED.02 Diseñado para evaluar a Jefes de División, Sección, es decir los funcionarios comprendidos en los niveles 3 y 4.
      3. Formulario FED.03 Diseñado para aquellos funcionarios que corresponden a los niveles 5, 6, 7 y 8.
      4. Formulario FED.3.1. Diseñado para evaluar a Administradores.
      5. Formulario FED.04 Será utilizado para evaluar a los funcionarios comprendidos en los niveles 9, 10, 11, 12 y 13.
      6. Formularios FED.4.1. Diseñado para evaluar a Secretarias.
      7. Formularios FED.4.2. Diseñado para evaluar a Encargados de Bibliotecas.
      8. Formularios FED.4.3. Diseñado para evaluar a Bibliotecarios.
      9. Formularios FED.4.4. Diseñado para evaluar a Conserjes.
      10. Formularios FED.4.5. Diseñando para evaluar a Porteros.
      11. Formularios FED.4.6. Diseñando para evaluar a Chóferes.
      12. Formulario FED.05 El mismo que permitirá evaluar al personal comprendido en los niveles 14, 15, 16, 17 y 18.

    4. Factores de Calificación

      5. Se asume que el desempeño global del evaluado puede ser desglosado en varios factores, la apreciación de los mismos permitirá establecer con precisión las virtudes y defectos funcionales del personal, establecidos en los criterios de Evaluación de Desempeño.

  5. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS


    6. El resultado final (calificación) es un referente que invita al funcionario administrativo a revisar su desempeño y mejorar el mismo, considerando en cada caso, los factores siguientes:
    • Habilidades Gerenciales; este factor se refiere a las condiciones que reúne el jefe de departamento, división y sección para aprovechar los recursos a su cargo para el logro de objetivos.
    • Resultados ; este factor se refiere al compromiso del funcionario con el cumplimiento de los objetivos de gestión, tomando en cuenta la eficiencia , eficacia, oportunidad y pertinencia con que el funcionario logra los resultados esperados (tanto en calidad como en cantidad) en las oportunidades en que estos son necesarios.
    • Capacidades; este factor pretende medir los conocimientos y habilidades del funcionario para desempeñar el cargo.
    • Actitudes; este factor pretende establecer la predisposición del funcionario para aportar con su esfuerzo y capacidad a favor de la institución.
    • Potencial; este factor, pretende establecer si el funcionario cuenta con aptitudes que podrían desarrollarse en otras circunstancias de mayor responsabilidad.

    1. Determinación de graduación de factores
      2. Se establecen cinco grados de valoración:
      • Primer grado; Deficiente, no cumple con los requisitos del puesto, indica condición de no aceptable.
      • Segundo grado; Insuficiente, no cumple a cabalidad los requisitos del puesto.
      • Tercer grado; Suficiente o estándar, su desempeño es adecuado y cumple con los requerimientos del puesto.
      • Cuarto grado; Bueno, el rendimiento excede a las expectativas y requerimientos del puesto.
      • Quinto grado; Excelente, el rendimiento es extraordinario

    2. Escala de calificacion

      3. Considerando lo establecido por las Normas Básicas de Administración de Personal, la escala de cualificación o valoración (con redondeo) es la siguiente:
      • De 20% a 39%; Deficiente

        • Significa que el funcionario no cumple con los requerimientos del puesto, su condición no es aceptable, permite la separación del evaluado de su puesto, ya que compromete el desarrollo institucional y el cumplimiento de sus objetivos.

      • De 40% a 59%; Insuficiente

        • Significa que el funcionario no cumple a cabalidad los requerimientos del puesto, se requieren con alta prioridad acciones correctivas de mejoramiento.

      • De 60% a 69%; Suficiente

        • Significa que el desempeño del funcionario es adecuado y se ajusta a los requerimientos del puesto. Los problemas o perjuicios derivados de fallas en su desempeño, están dentro de lo previsto se requiere cumplir acciones para lograr mejoramiento.

      • De 70% a 89%; Bueno

        • Significa que el desempeño del funcionario satisface a las expectativas y requerimientos del puesto. El funcionario es apto para desempeñar el puesto.

      • De 90% a 100%; Excelente

        • Significa que el desempeño del funcionario supera el ideal del puesto. Implica desaprovechamiento de capacidades, aptitudes, conocimientos, potencial, etc.


  • FORMULARIOS DE EVALUACIÓN:


    • Habiendo revisado los conceptos y procedimientos de evaluación, ahora en esta sección puede ingresar a los formularios que le corresponden evaluar.
    FORMULARIOS PARA SER LLENADOS POR LOS EVALUADORES DISPONIBLES YA
    Presione para llenar los formularios